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クライアント様ご紹介
広島大学附属中学校・高等学校
1905年（明治38年）の設立後、100年を超える歴史を刻んできた広島大学附属中学校・高等学校。東京アカシア会様は、その関東地区在住者の同窓生組織です。年2回の懇親会、会報の発行などのほか、多方面で活躍されている会員の方々の協力を得て、就職活動を控えた会員の方々を支援するメンター制度の運営といった活動を行われています。 今回は、その東京アカシア会で会報編集長をされている、中村様にお話をお伺いしました。
インタビュー目次 |
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Q7. 機能についてはいかがでしたか？ Q8. これからの課題は何でしょうか？ |
スマートコア導入以前の状況
－以前の運営方法にはどのような問題がありましたか？
「住所変更や会費納入状況といった会員管理について、持ち回りで担当になった会員が個人的にエクセルで行っていました。しかし、担当が変わるたびに記録の不一致が生じるので、それらの整合性をとる作業が必要でした。
また、連絡を受けてから担当者自身の手で情報を更新していたため、タイムリーな情報を伝達することができませんでした。その上、会報や懇親会の通知などを全て紙ベースで行っていたので、その手間や費用が年々負担になってきていました。」
－システム導入に至った経緯を教えて下さい。
「我が同窓会は同学年間の結束が固いので、独自にHPを立ち上げて運営を行ってきた学年もあります。その中のある学年で、インターネットに詳しかった運営者が亡くなってしまいました。その学年には、他にインターネットに詳しい会員がいなかったので、たちまちHP運営が行き詰まり、結果として従来の東京アカシア会ホームページを拡張してそれを引き継ぐことになりました。しかし、ボランティア運用なので、いろいろな要求にすぐこたえるということはできません。システム担当者が転職して急に仕事が忙しくなるとHPの運営が行き詰まる、ということがありました。」
「そういった運用面での不安に加え、個人情報の管理に厳しい目が注がれる昨今においては、セキュリティー面での不安もあります。そこで、セキュアな環境で管理者の個人的状況に左右されない柔軟な対応ができ、なおかつ会員情報の一元管理が可能なASP型の会員管理システムを導入したらどうか、ということになりました。」
スマートコア導入のポイント
中村様
－会員管理システムに求めていたものは何ですか？
「第一に、会員情報を一元管理できるデータベースです。Web上のサーバーにデータベースを置けば、複数の記録の付き合わせする必要がなくなりますし、セキュアな環境で管理を任せることでセキュリティーの不安も解消できます。
二つ目は、管理者と会員、あるいは会員同士といった、双方向でのコミュニケーションが可能になるSNS機能です。この機能があれば、これまで複数のHPでばらばらに維持されてきた横のつながりを一括管理することもできますし、会員同士のコミュニケーションも簡単になりますからね。」
－スマートコアを選択した決め手は何ですか？
「複数のシステムを比較検討したところ、セキュリティーに関しては横一線という感じでした。しかし、SNS機能が備わっているかどうかという点に、パフォーマンスと価格を加味して考えてみて、一番バランスが良かったスマートコアに決めました。」
導入後の状況
－会員様からはどのような反応がありましたか？
「運用を始めて1カ月程ですが、メールアドレスが登録できているのは約半数の1000人です。これで会報等の送料を人数分削減することができたらと思っています。また、新規HPを案内するために、その1,000人ほどに一斉メールを送信したところ、翌日のHPのアクセス数が5,000PVを記録しました。予想外に大きな反応だったので、これには驚きました。」
－実際に使用した感想を教えて下さい。
「まだ分散していた会員情報の付き合わせ作業を継続中ですが、データベースに会員情報を一元化できたことで、会費納入者のチェックが楽になりました。付き合わせ作業が完了すれば、引き継ぎも含めて、今後の運営がスムーズにいきそうな手ごたえを感じています。」
－機能についてはいかがでしょうか？
「散在していた独立のHPに代わるものとして、学年ごとのグループを作成しました。これについては、「こういう機能が欲しかった」という学年幹事の声が届いています。また、特定の運営者に依存することなく各学年のコミュニティを一括管理できるので、以前のような問題は起こらなくなると期待しています。」
今後について
－これからの課題は何でしょうか？
「現在は、学年単位のHP以外にも部活動ごとのHPが存在していて、それぞれが独自に活動しています。東京アカシア会としてはそういった縦の関係性が弱いので、それらHPをスマートコアに取り込んでいければと考えています。」
－同窓会を活性化するために、どのような活動をお考えですか？
「イベント機能を利用して、広島カープやサンフレッチェ広島を応援する企画を行っていますが、今後は県人会の催しを告知するなどして、情報の幅を広げていきたいと考えています。また、NPO活動に尽力されている同窓生もいるので、そういった個人の利益にかかわらない活動の広報や普及の場としてスマートコアを活用することで、同窓会組織の有効活用と活動の活性化を行っていきたいと考えています。」
【ホームページ】
広島大学附属中学校・高等学校東京アカシア会様→https://www.alumnet.jp/acacia/
広島大学附属中学校・高等学校様→http://www.hiroshima-u.ac.jp/fsc/
